Nell’era in cui parlare di Channel Manager, PMS, Booking Engine dovrebbe essere anacronistico, si dovrebbe essere aperti e predisposti alle nuove tecnologie e a nuove frontiere, ad esempio quella del B&b automatizzato. Eppure, talvolta, si è ancora restii al cambiamento.
Oggi, infatti, è molto importante investire in software specifici per ottimizzare e velocizzare tutti i processi, ad esempio programmi per la gestione del B&b da remoto oppure software per l’automazione di alcune operazioni come il Check-In. Ricorrere all’automazione, nel settore dell’Hospitality, può portare numerosi vantaggi sia alla struttura ricettiva che del cliente.
Tuttavia, molti gestori di strutture extralberghiere sono ancora restii nell’utilizzo di software per la gestione delle camere e dei servizi. I programmi informatici sono visti come un costo superfluo, un investimento che non ci si può permettere. La ragione è, probabilmente, una scarsa conoscenza dell’argomento. Vediamo quindi quali sono i vantaggi di avere un B&b automatizzato.
Quali sono i vantaggi di avere un B&b automatizzato?
Ormai, alla portata di tutti, esistono migliaia di applicativi, software e programmi per automatizzare le camere e gestire i B&B da remoto.
Oltre ad aiutare nella distribuzione online, inviando su numerosi portali nello stesso momento i dati di un unico calendario, possono supportare nella gestione di tantissime attività. Ad esempio:
- La comunicazione con il cliente, su tutti i canali diretti (WhatsApp, mail e telefono) ed intermediati ( messaggistica sui portali).
- La gestione dei pagamenti attraverso i più moderni strumenti digitali. Il trasferimento delle somme avviene in forma digitale, immediata e senza alcun rischio.
- Gli adempimenti burocratici come contabilità, dati Istat, Portale Alloggiati..
- La gestione dei prezzi ovvero lle tariffe di vendita, determinate da un software grazie ad algoritmi di intelligenza artificiale.
- La vendita diretta online tramite Booking Engine o Sito Web.
La soluzione più efficace per snellire le attività e ottimizzare costi e tempi, è utilizzare piattaforme integrate per la gestione automatizzata del B&b.
Queste piattaforme permettono di centralizzare tutte le attività e di condividere le attività con il team di lavoro.
Basta anticipare e programmare le esigenze dei nostri ospiti cercando di prevedere i loro bisogni, mixare il tutto con gli adempimenti fiscali e normativi ed il gioco è fatto. La struttura si gestisce “da sola”.
Ma vediamo come funziona un sistema integrato.
Il Web Concierge, ad esempio, accompagna l’ospite dalla prenotazione al Check-out.
Dopo aver ricevuto la prenotazione arrivata dal sito, inserita manualmente o importata automaticamente dai canali a cui la struttura è collegata, gli ospiti riceveranno una e-mail di conferma dal sistema con tutti i dettagli della loro avvenuta prenotazione. Ogni email è personalizzata.
Da quel momento in poi, gli ospiti avranno accesso ad un’interfaccia online dedicata dove avranno la possibilità di:
- Acquistare servizi extra.
- Effettuare il Self Chek-In. I dati saranno automaticamente inseriti dentro il sistema che potrà automaticamente inviarli al Portale Alloggiati.
- Pagare la prenotazione in completa autonomia.
- Compilare dati per la fatturazione.
- Condividere informazioni sul volo di arrivo.
Esistono anche diverse App per la gestione del B&b da remoto che si collegano alla piattaforma attraverso API.
Una su tutte Edgar Smart Concierge, Lo strumento #1 per assistere gli ospiti: check-in, comunicazione, upselling e tanto altro.
L’automazione della struttura ricettiva rende più efficace la comunicazione tra ospite e struttura.
Dopo aver perfezionato la prenotazione, la piattaforma integrata diventerà il luogo virtuale in cui avverranno le comunicazione tra struttura e ospite. Quindi, l’invio di un messaggio automatico per la gestione del check-in o di un messaggio di ringraziamento in cui porre domande al futuro ospite per comprendere meglio le sue esigenze e offrire così un servizio su misura.
La gestione dei messaggi centralizzata e automatizzata permette inoltre di ingaggiare i clienti facendo upselling sui servizi ancillari specifici come la colazione, la SPA, le attività sportive. Il sistema raccoglie informazioni sull’ospite e propone i servizi più pertinenti.
Tutto completamente mobile ready, come comanda ormai da tempo la nostra industria.
Il Self Chck-In consente all’ospite di entrare in camera a qualsiasi ora e in qualsiasi giorno, senza che il gestore debba essere necessariamente presente.
Si può utilizzare uno dei sistemi di accesso keyless integrati con il gestionale Octorate, Sclak, Vikey o Keesy o semplicemente si possono sfruttare strumenti meccanici di facile ed economica reperibilità: cassette con combinazione o locker.
In entrambi i casi il sistema comunicherà all’ospite ( una volta completata la fase di pagamento e di acquisizione dei documenti) codici e/o istruzioni per accedere alla struttura.
Attraverso il Self Chek-In si snellisce notevolmente la fase di arrivo in struttura.Questo processo, adattato al tipo di esperienza creata, impatta positivamente sul tempo impiegato nella gestione dell’arrivo dal gestore ma soprattutto permette all’ospite di essere completamente libero senza vincoli di tempo e di orario.
Ma non è finita qui perchè un B&B automatizzato, grazie all’intelligenza artificiale e a tutti i dati che acquisisce automaticamente dalle prenotazioni e dagli ospiti può fare ancora di più.
Octorate, esempio di RMS intelligente e personalizzato per l’automazione delle strutture ricettive
Non solo Booking Engine, Channel Manager ma anche RMS, ovvero un sistema personalizzato, automatico e intelligente di Revenue Management (tutto dentro la stessa piattaforma).
Incrociando i dati di produzione storici (consolidati), presenti e futuri (OTB) con tutte le variabili esterne (prezzi online per la destinazione, meteo, volumi di ricerche online, grandi eventi, e chi più ne ha più ne metta) OctoRMS, il Revenue Management System by Octorate, sarà in grado di determinare un prezzo di vendita corretto per ogni giorno dell’anno.
Il sistema è completato da una Dashboard Intelligente che mostra tutte le metriche necessarie per capire l’andamento della nostra struttura ogni giorno dell’anno.
Tutto questo permette di risparmiare tantissimo tempo nella gestione ordinaria supportando scelte strategiche basate sui dati.
Attuare la corretta strategia nel giusto momento è possibile solo grazie alla perfetta interpretazione dei dati, con questo strumento saranno a vostra disposizione.
Bruno Strati, Founder e CEO di ExtraPro360 e Edoardo Caldari, Founder e CEO di HotelPro360 sono parte integrante del progetto OctoRMS in quanto sviluppatori e proprietari della Dashboard.
Attenzione però che alla base di tutte le attività extralberghiere deve sempre esserci la qualità! Tutti i nostri ospiti dovranno sempre trovare in questo percorso digitale prima del loro arrivo in struttura il calore della presenza e attenzione.
Automazione e Intelligenza Artificiale infatti non potranno mai curare la qualità di una colazione, l’attenzione al dettaglio nella preparazione delle stanze. Non si sostituiranno mai il calore di un regalo di benvenuto o la morbidezza di un cuscino selezionato con cura.
L’attenzione alla personalizzazione e la maniacale cura del dettaglio rimarranno sempre la variabile più importante dell’algoritmo di un struttura ricettiva extralberghiera automatizzata.
